Antes de que venza
El mejor cobro es el que no hace falta reclamar. Un mensaje el día antes del vencimiento evita la mitad de los retrasos: «Hola, {nombre}. Mañana vence la factura {número} de {importe}. Te dejo los datos por si te vienen bien: {IBAN o enlace de pago}. ¡Gracias!»
Primer recordatorio: el olvido
Dalo por un despiste, porque casi siempre lo es: «Hola, {nombre}. Te escribo por la factura {número} de {importe}, que venció el {fecha}. Seguramente se ha pasado; ¿me confirmas cuándo puedes hacer el pago?» Termina con una pregunta: obliga a responder con una fecha.
Segundo recordatorio: concreto
Una semana después, más directo y con todo a mano: «Hola, {nombre}. Sigue pendiente la factura {número} de {importe}. Puedes pagarla por transferencia a {IBAN} o con este enlace: {enlace}. Si hay algún problema con la factura, dímelo y lo vemos.» Abrir la puerta a un problema saca a la luz los retrasos que en realidad son quejas.
Último aviso
Sin enfado, con fecha: «Hola, {nombre}. No he recibido el pago de la factura {número} ({importe}, vencida el {fecha}). Si no está resuelto antes del {fecha límite}, tendré que pasarlo a {gestión de cobro / suspender el servicio}. Prefiero arreglarlo contigo; ¿hablamos?» Cumple lo que dices: un aviso que no se cumple enseña a no pagar.
Lo que no hay que hacer
- Reclamar en un grupo o delante de otros: además de feo, puede vulnerar la protección de datos.
- Mensajes a horas raras o varios al día.
- Amenazas que no vas a cumplir.
- Escribir a familiares o terceros sobre la deuda.
Cuando son muchos cobros
Con muchas facturas, lo práctico es que tu programa de facturación envíe los recordatorios y que las respuestas («te pago el viernes», «la factura está mal») no se pierdan. En MultiChats, el agente de IA atiende esas respuestas, apunta lo que dice cada cliente y te pasa lo que necesita tu decisión: un aplazamiento, una rebaja o una reclamación. El dinero y las condiciones los decides tú.
Preguntas frecuentes
¿Es legal reclamar un pago por WhatsApp?
Sí, a tu cliente y por un motivo legítimo. Evita hacerlo en grupos o ante terceros y no uses tono intimidatorio.
¿Qué pongo si el cliente no contesta?
Tras dos recordatorios sin respuesta, cambia de canal: una llamada o un correo con la factura adjunta y la fecha límite.
¿Puedo cobrar dentro de WhatsApp?
En España no hay pagos dentro de WhatsApp. Envía un enlace de pago, tus datos de transferencia o tu número de Bizum.
¿Cada cuánto se puede recordar un pago?
Una pauta razonable: al vencer, a la semana y un último aviso a las dos o tres semanas.