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Una recepcionista virtual que atiende tu WhatsApp
La mitad del trabajo de una recepción es contestar lo mismo por escrito: horarios, precios, si hay hueco. Una recepcionista virtual con IA lo hace por WhatsApp, a cualquier hora, y te deja lo demás.
EN RESUMENUna recepcionista o secretaria virtual por WhatsApp es un agente de IA que atiende los mensajes de tus clientes: contesta horarios, precios y dudas frecuentes, pide los datos que necesitas, propone una cita según los huecos que le hayas indicado y te pasa la conversación cuando hace falta una persona. MultiChats lo hace sobre tu número de siempre, desde 150 € al mes.
Ejemplo de conversación (datos ficticios)
CLIENTEHola, ¿hacéis limpieza dental? ¿Cuánto cuesta?
AGENTE IAHola, sí. La limpieza son 45 € e incluye revisión. ¿Es para ti? ¿Prefieres mañana o tarde?
CLIENTEPara mí, por la tarde mejor.
AGENTE IAEsta semana hay hueco el miércoles a las 17:30 o el jueves a las 18:00. Dime cuál y tu nombre completo y te lo dejamos apuntado para confirmar.
Qué hace una recepcionista virtual por WhatsApp
- Contesta lo de siempre: horario, dirección, precios, si atendéis un caso concreto, qué hay que traer.
- Pide los datos: nombre, motivo de la consulta, preferencia de día, lo que necesites para preparar la cita.
- Propone cita con los huecos que le hayas indicado y te la deja marcada para confirmar.
- Atiende fuera de horario: por la noche y en fin de semana, cuando la recepción está cerrada.
- Hace el seguimiento de quien preguntó y no llegó a reservar.
Lo que no hace
No da diagnósticos, no opina sobre tratamientos más allá de lo que le hayas dado por escrito, no negocia precios y no promete resultados. Ante una urgencia, una queja o un caso delicado, se para y te lo marca para que lo atienda una persona. En sectores sensibles (clínicas, psicología, despachos) esas reglas se ajustan con más cuidado todavía.
Por qué por WhatsApp y no por teléfono
Las recepcionistas de IA por teléfono existen y tienen su sitio. Pero muchos clientes ya no llaman: escriben. Y por escrito queda todo apuntado, el cliente contesta cuando puede y tú revisas en dos minutos lo que se ha hablado. Además, el número es el mismo que ya conocen tus clientes: no hay que anunciar uno nuevo.
Cómo se monta
Vinculas el WhatsApp de la recepción con un código QR, como WhatsApp Web; el número sigue en su móvil o en el que tengáis en el mostrador. Nos cuentas servicios, precios, horarios y cómo se contesta en tu negocio. Empieza en modo borrador: redacta y la persona de recepción pulsa enviar. Cuando suena como vosotros, pasa a automático, primero de noche y en fin de semana, y después cuando queráis.
La conexión es por QR, no por la API oficial de WhatsApp. Para atender a quien te escribe el riesgo es bajo, pero existe si se hacen envíos masivos desde ese número. Te lo explicamos antes de empezar.
Cuánto cuesta frente a una persona
Desde 150 € al mes sin IVA, sin permanencia. No sustituye a la persona de recepción: le quita lo repetitivo y cubre las horas en las que no está. Lo explicamos con números en agente IA o contratar a alguien.
Preguntas frecuentes
¿Se conecta con mi agenda?
Le indicas los huecos disponibles y los propone; la cita te la deja marcada para que la confirmes tú en tu agenda. Cuéntanos qué agenda usas en la demo y lo vemos.
¿Contesta notas de voz?
Sí. Se transcriben y responde a lo que se dice en ellas.
¿Y si alguien escribe con una urgencia?
Se para, le indica el teléfono o el procedimiento que tú hayas decidido y te avisa al momento.
¿Habla otros idiomas?
Contesta en el idioma en que le escriban; está afinado para castellano de España y funciona en catalán, inglés y portugués.
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