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Recordatorio de citas por WhatsApp: ejemplos y cómo automatizarlo
Un recordatorio bien escrito, el día antes, reduce las citas a las que nadie se presenta y te deja tiempo para llenar el hueco. Aquí tienes textos para copiar y las opciones para que salgan solos.
EN RESUMENEl recordatorio de cita por WhatsApp funciona mejor si sale entre 24 y 48 horas antes, dice día, hora y lugar, y pide una respuesta sencilla para confirmar o cambiar. Se puede enviar a mano, con el programa de citas que ya uses (muchos envían por WhatsApp con la API oficial) o con un agente que además atienda la respuesta del cliente cuando quiere cambiarla.
Ejemplo de conversación (datos ficticios)
NEGOCIOHola, Marta. Te recordamos tu cita de fisioterapia mañana, jueves, a las 17:30 en la calle Mayor 12. ¿Nos confirmas que vienes?
CLIENTEUf, mañana no llego, ¿hay algo el viernes?
AGENTE IASin problema. El viernes hay hueco a las 10:00 o a las 18:00. ¿Cuál te viene mejor?
Cuándo enviarlo
- 24 a 48 horas antes para citas normales: da tiempo a cambiarla y a ti a ofrecer el hueco.
- Una semana antes y otro el día antes para citas largas o con preparación (un tratamiento, una visita a obra, una mudanza).
- Nunca de madrugada ni demasiado pronto: entre las 9 y las 20 h.
Ejemplos de mensaje para copiar
- Clínica o consulta: «Hola, {nombre}. Te recordamos tu cita el {día} a las {hora} en {dirección}. Responde SÍ para confirmar o dinos si necesitas cambiarla.»
- Peluquería o estética: «¡Hola, {nombre}! Mañana a las {hora} te esperamos para {servicio}. Si te surge algo, avísanos por aquí y te buscamos otro hueco.»
- Visita comercial u obra: «Buenos días, {nombre}. Mañana a las {hora} pasa {persona} a ver {qué}. ¿Sigue bien la hora?»
- Clase o curso: «Hola, {nombre}. Tu clase de prueba es el {día} a las {hora}. Trae ropa cómoda; si no puedes venir, avísanos y la movemos.»
Termina siempre con una pregunta: si el cliente tiene que contestar, el mensaje se lee.
Cómo automatizarlo
- A mano con respuestas rápidas: guardas el texto como respuesta rápida en WhatsApp Business y lo envías cada tarde. Sirve con pocas citas.
- Desde tu programa de citas: muchos programas de agenda envían el recordatorio por WhatsApp a través de la API oficial, con una plantilla aprobada por Meta. Es la vía más fiable si tienes muchas citas.
- Con un agente de IA para las respuestas: el recordatorio es la parte fácil; lo que lleva tiempo es atender «¿lo podemos pasar al viernes?». Un recepcionista virtual contesta, propone huecos y te deja el cambio listo para confirmar.
Qué hacer con quien no contesta
Si a mediodía del día de la cita no hay confirmación, un segundo mensaje corto o una llamada. Y si no viene, un mensaje amable para reprogramar, sin reproches: muchos vuelven a reservar.
Y los datos
Para recordar una cita a quien la pidió no necesitas un consentimiento de marketing: es parte del servicio. Aun así, no metas en el mensaje información sensible (diagnósticos, tratamientos concretos) que pueda leer otra persona en la pantalla del móvil.
Preguntas frecuentes
¿Puedo programar recordatorios en WhatsApp Business?
La app no programa mensajes. Necesitas tu programa de citas conectado a WhatsApp, la API con una plataforma o enviarlos tú cada día.
¿Cuánto antes conviene recordar una cita?
Entre 24 y 48 horas antes para la mayoría de negocios; para citas largas, también una semana antes.
¿Cuesta dinero enviar recordatorios por la API?
Por la API oficial, Meta cobra por mensaje de plantilla según su categoría y el país. Consulta la tabla de precios de Meta.
¿MultiChats envía los recordatorios de mi agenda?
MultiChats no se conecta a tu agenda para enviarlos. Lo que hace es atender las conversaciones: cuando el cliente responde para cambiar o anular, el agente contesta y te deja el cambio marcado.
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