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Pedidos por WhatsApp: cómo recibirlos y ordenarlos
Para muchos negocios pequeños, WhatsApp ya es el canal de pedidos. Funciona hasta el día en que entran veinte a la vez y uno se queda sin contestar.
EN RESUMENPara recibir pedidos por WhatsApp con orden: publica el catálogo o la carta, pide los datos siempre en el mismo orden (qué, cuánto, cuándo, dónde y cómo paga), confirma cada pedido con un resumen y marca su estado. Cuando el volumen crece, hace falta que alguien o algo conteste al momento y deje los pedidos ordenados.
Ejemplo de conversación (datos ficticios)
CLIENTEHola! para el sábado quería una tarta de chocolate para 10
AGENTE IAHola. Sí, la de chocolate para 10 personas son 32 €. ¿La recoges en tienda o te la llevamos? Y ¿a qué hora el sábado?
CLIENTELa recojo a las 12
AGENTE IAPerfecto: tarta de chocolate para 10, recogida el sábado a las 12:00, 32 €. Te lo confirma ahora Laura y te pasa cómo hacer la señal.
Lo que tiene que estar claro antes del primer pedido
- Qué vendes y a qué precio: el catálogo de WhatsApp Business, una carta en PDF o un enlace a tu web.
- Plazos: con cuánta antelación se pide, a qué hora se cierra, qué días repartes.
- Cómo se paga: en tienda, a la entrega, por transferencia, Bizum o enlace de pago. En España no se cobra dentro de WhatsApp.
El orden de las preguntas
Pide los datos siempre igual y en un solo mensaje cuando puedas: qué y cuánto, cuándo, dónde (recogida o dirección) y cómo paga. Con una respuesta rápida guardada te ahorras escribirlo cada vez.
Confirmar y marcar el estado
Cada pedido se cierra con un resumen que el cliente confirma: «Tarta de chocolate para 10, sábado 12:00, recogida, 32 €. ¿Correcto?». Después, una etiqueta por estado (nuevo, confirmado, pagado, entregado) para saber qué falta hoy.
Cuando entran demasiados
Los viernes por la tarde o en fechas señaladas, los pedidos se acumulan y los mensajes se contestan tarde. Un agente de IA contesta al momento con tu carta y tus precios, hace las preguntas en orden y deja el pedido resumido para que tú solo confirmes. Lo que no decide: precios especiales, cambios fuera de plazo, quejas. Eso te lo pasa.
Si vendes mucho por internet
Con muchos pedidos al día, una tienda online o una plataforma de pedidos con pago integrado te ahorra trabajo, y WhatsApp se queda para dudas y seguimiento. Mira cómo trabaja el agente en tiendas online y en restaurantes.
Preguntas frecuentes
¿Se pueden recibir pedidos por WhatsApp gratis?
Sí. Con WhatsApp Business y su catálogo puedes recibir pedidos sin coste; lo que cuesta es el tiempo de atenderlos.
¿Cómo cobro un pedido de WhatsApp?
Fuera de WhatsApp: en tienda, a la entrega, por transferencia, Bizum o con un enlace de pago.
¿Puede un bot tomar pedidos por WhatsApp?
Sí. Uno con IA entiende pedidos escritos a su manera, pregunta lo que falta y te deja el resumen; tú confirmas.
¿Cómo evito pedidos que luego no se recogen?
Pide una señal en pedidos grandes y envía un recordatorio el día antes.
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